Elektronische Bankauszüge

Wir weisen nochmals darauf hin, dass Rechnungen bzw. Quittungen, die auf Thermopapier gedruckt sind, unbedingt auf Papier zu kopieren sind. Kopie und Original sind zu heften und zu den Geschäftsunterlagen zu legen. Hintergrund: Der Aufdruck auf Thermopapier vergilbt. Als Alternative zum Papierauszug gewinnt der elektronische Kontoauszug (Online-Banking) immer stärker an Bedeutung. Kontoauszüge werden zunehmend in digitaler Form von den Banken an ihre Kunden übermittelt. Sei es in Bilddateiformaten (z.B. Kontoauszüge im tif- oder pdf-Format) oder auch in maschinell auswertbarer Form (z.B. als csv-Datei). Da an elektronische Kontoauszüge keine höheren Anforderungen als an elektronische Rechnungen zu stellen sind, werden diese grundsätzlich anerkannt.
In elektronisch übermittelter Form eingegangene Kontoauszüge sind auch in dieser Form im Betrieb abzuspeichern, elektronisch zu archivieren und maschinell auswertbar vorzuhalten. Die alleinige Aufbewahrung des Papierausdrucks (und anschließender Löschung der Datei) genügt nicht den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten und kann zu fatalen steuerlichen Konsequenzen führen. Denn der Papierausdruck ist kein Originalbeleg. Im Übrigen unterliegen elektronische Kontoauszüge auch dem Datenzugriffsrecht des Betriebsprüfers.
Im Privatbereich besteht keine Aufbewahrungspflicht, soweit private Konten nicht mit dem eigenen Betrieb verstrickt sind (z.B. Zahlungen oder Geldeingang auf Privatkonto und anschließender Weiterleitung auf Geschäftskonto).

Wir weisen nochmals darauf hin, dass Rechnungen bzw. Quittungen, die auf Thermopapier gedruckt sind, unbedingt auf Papier zu kopieren sind. Kopie und Original sind zu heften und zu den Geschäftsunterlagen zu legen. Hintergrund: Der Aufdruck auf Thermopapier vergilbt mit der Zeit, so dass der Text kaum mehr lesbar ist. Das Finanzamt verlangt, dass Belege – insbesondere mit Vorsteuerausweis – auch nach Jahren noch einwandfrei zu lesen sind.

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Ihr Winfried Dinglreiter

Steuerberater in Rosenheim