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Wie bereits früher informiert, rückt die Kassenführung – also die ordnungsmäßige Aufzeichnung der Barbelege – zunehmend in den Fokus der Finanzämter. Vor allem die vollständige Erfassung der Einnahmen steht dabei im Vordergrund. Neu kommt auf Unternehmer zu, dass ab 2018 das Finanzamt unangemeldet eine Kassennachschau im Unternehmen durchführen darf. Das müssen insbesondere Unternehmer mit vielen Barumsätzen beachten.
Nachfolgend die wesentlichen Aspekte zur Kasse im Unternehmen
Fall 1: Eine Registrierkasse im Einsatz
Seit 2017 gilt, dass die Registrierkasse (auch Wiegekasse) so ausgestaltet sein muss, dass sie alle Eingaben zu den Bareinnahmen dauerhaft speichern und jederzeit auslesen kann (wir hatten bereits informiert). Wenn eine entsprechende Aufrüstung nicht möglich ist, hätte ein taugliches neues System angeschafft werden müssen. Ein Verzicht auf eine Registrierkasse ab 2017 ist nicht zulässig. Bei den zu speichernden Daten geht’s in erster Linie um Uhrzeit der Eingabe (= Zeitpunkt des Umsatzes), Warengruppe, Preis, USt-Satz. Bedienungsanleitungen und die Unterlagen zur Programmierung der Kasse sind aufzubewahren. Das Aufbewahren von ausgedruckten X-Bons reicht allein nicht mehr. Lassen Sie sich vom Kassenaufsteller bestätigen, dass die Registrierkasse den Anforderungen genügt. Ab 2020 muss die Registrierkasse ein Sicherheitsmodul enthalten, mit dem Manipulationen nicht möglich sein sollen.
Fall 2: Keine Registrierkasse im Einsatz
War bis Ende 2016 keine Registrierkasse im Einsatz, so besteht kein Zwang zum Einsatz einer Registrierkasse ab 2017. Man spricht hier von einer offenen Ladenkasse, die fortgeführt werden darf. Es bleibt allein bei der manuellen Aufzeichnung der Bargeschäfte mit Aufbewahrung der Belege.
Diese Grundsätze gelten für eine ordnungsgemäße Kasse (mit oder ohne Registrierkasse):
Täglich:
Das Kassenbuch ist täglich zu führen. Am Ende eines Tages sind alle Tageseinnahmen und Ausgaben aufzuzeichnen. Nachträgliche Änderungen müssen erkennbar sein. Eine reine Excel-Kasse ist nicht zulässig.
Vollständig:
Es gilt das Prinzip: Keine Aufzeichnung ohne Beleg. Tageseinnahmen können zwar in einer Summe ins Kassenbuch eingetragen werden, müssen jedoch einzeln darstellbar sein (Angabe Datum, Bruttobetrag, USt-Satz, Bezeichnung der Ware/Leistung, im Einzelfall Angaben zum Kunden). Wenn also keine Registrierkasse im Einsatz ist, müssen die Einzelumsätze laufend separat aufgezeichnet werden (z.B. Umsatzbuch nach Tagen geordnet).
Fortlaufend:
Alle Kassenbelege sollten fortlaufend nummeriert sein. Diese Nummern sind auch ins Kassenbuch einzutragen.
Kassensturzfähigkeit:
Der Ist-Bestand der Kasse muss jederzeit mit dem Saldo laut Kassenbuch übereinstimmen. Dazu sollte ein Kassenbericht nach Tagen geführt werden (Saldo aus Gesamt- Einnahmen und Gesamt-Ausgaben abgestimmt mit Kassenbestand).
Bleiben Sie aktiv !
Ihr Winfried Dinglreiter
Steuerberater in Rosenheim
