Ausdruck und Löschung elektronischer Rechnungen

Elektronisch versandte Rechnungen müssen alle geforderten Angaben einer Rechnung enthalten (siehe Mandanteninfo Nov. 2016). Ein Problempunkt ergibt sich bei elektronischen Rechnungen mit der Aufbewahrung dieser Dokumente. Denn der Ausdruck dieser Rechnung, die Ablage in Papierform und die anschließende  Löschung der elektronischen Datei entsprechen nicht den geforderten Aufbewahrungspflichten für Geschäftsbelege. Elektronische Rechnungen müssen in der Form elektronisch archiviert werden und jederzeit lesbar gemacht werden können. Sinn macht also zwar ein sofortiger Ausdruck der Rechnung zur Ablage bei den Geschäftsbelegen, um auch später bei einem eventuellen Verlust der Datei einen Beleg in Papierform vorlegen zu können. Damit kann gegenüber dem Finanzamt zumindest glaubhaft gemacht werden, dass zum Zeitpunkt des Vorsteuerabzugs eine entsprechende Rechnung vorlag. Eine Archivierung muss dabei vorhanden gewesen sein.

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Ihr Winfried Dinglreiter

Steuerberater in Rosenheim