Hinweise zur Aufbewahrungspflicht bei Registrierkassen

Ein zunehmender Streitpunkt mit der Finanzverwaltung stellt – hauptsächlich in bargeldintensiven Unternehmen – die Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung im Betrieb dar. Verstöße gegen die Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung – wie z. B. keine zeitnahe Aufzeichnung, keine Kassensturzfähigkeit, fehlende Unterlagen – ermöglichen der Finanzverwaltung die Zuschätzung von Einnahmen.

Schätzungsmöglichkeit

Das Finanzamt darf nach der Rechtsprechung die Besteuerungsgrundlagen schätzen, wenn der Steuerpflichtige seinen Buchführungs- oder Aufzeichnungsverpflichtungen nicht, nicht ordnungsgemäß oder nicht vollständig nachkommt und somit die Beweiskraft der Buchführung i.S.d. § 158 Abgabenordnung geschwächt ist. Der Umfang der Schätzungsbefugnis ist allerdings eingeschränkt und richtet sich u.a. danach, ob die Kassenführung im Mittelpunkt der betrieblichen Tätigkeit steht.

Aufbewahrungspflicht

Es sind daher bei allen Registrierkassen folgende Unterlagen lückenlos aufzubewahren:

– Registrierkassenstreifen

– Kassenzettel

– Bons, Z-Bons

– Stornounterlagen

– Retourunterlagen

– Bedienungsanleitungen

– Arbeitsanweisungen usw.

Datenzugriff

Bei elektronischen Registrierkassen ist erforderlich, dass die Daten dauerhaft und umfassend (Uhrzeit der Bonierung, Warengruppe usw.) gespeichert und auf einen Datenträger ausgelesen werden können. Sollte das aktuell eingesetzte Kassensystem dazu nicht in der Lage sein, muss ab 2017 ein Kassensystem zum Einsatz kommen, das diesen Anforderungen genügt (Austausch des Systems). Zudem sind zwingend die Bedienungsanleitung und die Dokumentation der Grundprogrammierung aufzubewahren. Abklärung mit dem Systemlieferanten wird empfohlen. Ab 1.1.2020 dürfen zudem nur mehr Kassensysteme im Einsatz sein, die über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung verfügen. Damit soll eine Manipulation der Kasseneingaben nicht mehr möglich sein.